Que faut-il savoir sur les caisses enregistreuses ?

La gestion d’un magasin ou d’un restaurant n’est pas toujours chose aisée. Heureusement, il existe aujourd’hui des caisses enregistreuses qui sont capables de vous alléger la tâche. Au fil des années, sont apparus de nombreux modèles de caisse enregistreuse qui sont adaptés à vos besoins et aux besoins de votre secteur d’activité. Ces modèles offrent beaucoup de plus de fonctionnalités. Avec toutes ces nouvelles fonctionnalités, de nombreuses personnes ne savent plus ce que peut leur offrir la caisse enregistreuse.

Caisse enregistreuse : qu'est-ce que c'est ?

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La caisse enregistreuse est un outil de gestion de caisse. Elle sert à gérer les transactions dans un magasin. Elle dispose d’un tiroir-caisse, d’un clavier et d’une imprimante. En plus de tout cela, on retrouve sur la caisse enregistreuse un lecteur de code-barres et une machine à calculer. Cette dernière permet d’additionner en même temps les achats effectués par les usagers du magasin. On retrouve également un logiciel de caisse sur les modèles les plus récents. Ce logiciel permet de l’utiliser comme un outil de gestion de caisse.

Très prisée par les commerçants, on la retrouve généralement dans les magasins, les restaurants, les supermarchés, les cafés et instituts de beauté. Il existe des modèles qui sont spécifiquement conçus pour certains secteurs d’activités.

Les fonctions que peut remplir la caisse enregistreuse dépendent de la technologie dont elle est munie. En effet, elle peut être utilisée de différentes façons par les commerçants. Toutefois, sa fonction première est de gérer les achats des acheteurs. Cependant, si elle est dotée d’un bon logiciel, elle peut remplir plusieurs autres fonctions. Par exemple, vous pourrez l’utiliser pour la gestion du stock, la comptabilité et pour suivre les flux sortants de marchandises. Elle peut servir également à l’analyse des ventes ou pour la mise en place d’un système de fidélité des clients.

Par ailleurs, grâce à son imprimante, la caisse enregistreuse permet de délivrer le ticket de caisse pour le client et le relevé de caisse pour le commerçant. Elle permet ainsi d’avoir la preuve de la transaction. D’ailleurs, elle est obligatoire pour un achat supérieur ou égal à 25 euros. Et elle est facultative en dessous de cette somme.

Les avantages de la caisse enregistreuse ?

Les avantages qu’offre l’utilisation d’une caisse enregistreuse sont nombreux. D’abord, c’est un appareil facile à utiliser. Pas besoin de lire un long manuel d’utilisation pour savoir comment elle marche. C’est une machine qui se laisse découvrir. Ensuite, c’est un appareil entièrement automatisé qui rend plus facile la gestion des transactions entre le commerçant et les clients. C’est donc un appareil qui fait gagner du temps et permet au commerçant de satisfaire rapidement son client. L’entrée des commandes et la délivrance de ticket de caisse se font sans fournir le moindre effort et en un temps record.

La caisse enregistreuse permet donc d’améliorer le service client et d’améliorer aussi la productivité du restaurateur. En l’utilisant, les transactions seront faites avec beaucoup plus de célérité en réduisant au maximum les longues files d’attente. Les clients alors seront mieux satisfaits et repartiront contents. Ils pourront donc avoir un avis positif sur la qualité des services qu’offre le restaurant.

Par ailleurs, il existe aujourd’hui des caisses enregistreuses de plus en plus performantes qui peuvent être personnalisées en fonction du secteur d’activité de l’utilisateur. Elle permettra de lui offrir de nombreuses possibilités d’utilisation. Avec les logiciels qui les accompagnent, elles peuvent être conçues uniquement pour un secteur d’activité spécifique et pour répondre spécifiquement aux besoins de l’utilisateur. On retrouve ainsi des caisses enregistreuses qui ne servent qu’en boulangerie-pâtisserie ou dans les restaurants. Certains de ces appareils sont capables de lire les cartes de fidélité. Il y a d’autres qui offrent la possibilité de faire le commerce des produits en ligne.

Avant de choisir une caisse enregistreuse, il est important de voir si elle répondra aux besoins de votre secteur d’activité et à vos besoins spécifiques.

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Comment choisir une caisse enregistreuse ?

Avant de se penser sur la question du choix d’une caisse enregistreuse, il faut d’abord connaître les différents types de caisse enregistreuse qui existent.

Il existe trois modèles différents de caisse enregistreuse : les caisses numériques, les caisses alphanumériques et les caisses modernes ou caisses enregistreuses tactiles ou caisses enregistreuses en ligne.

D’abord, la caisse enregistreuse numérique est le modèle le plus ancien. Elle est dotée de fonctions basiques. Elle peut donc être utilisée pour faire des calculs, pour l’édition de tickets. On retrouve sur les meilleurs modèles une fonction qui lui permet d’édicter un rapport de vente. Elle est également composée d’un tiroir-caisse.

Ensuite, la caisse enregistreuse alphanumérique est beaucoup mieux élaborée que sa grande sœur numérique. Elle est munie d’une fonction telle que l’encaissement, la saisie manuelle, l’édition de tickets et l’élaboration de rapports de vente. Cette caisse est composée d’un tiroir-caisse, d’une imprimante et d’un clavier.

Enfin, la caisse enregistreuse moderne est la toute dernière version des caisses enregistreuses. Elle est beaucoup plus sophistiquée que les autres versions. Son modèle le plus connu est le modèle tactile. Elle ressemble à un ordinateur. Elle est compatible avec de nombreux logiciels et ses fonctionnalités dépendent des logiciels qui y sont installés.

Les caisses en ligne quant à elles permettent de transformer n’importe quel appareil numérique en caisse enregistreuse par le biais d’un service internet ou d’une application mobile. Il est donc possible avec ces caisses de synchroniser des données de plusieurs terminaux de vente ou encore d’avoir accès à un stockage en cloud afin de centraliser les données.

Pour choisir une caisse enregistreuse, il faut évaluer ses besoins. Qu’elle soit numérique, alphanumérique ou moderne, la caisse enregistreuse doit répondre aux besoins de votre secteur d’activité. Les caisses modernes correspondent aux domaines d’activité qui nécessite des services particuliers. Grâce à leurs logiciels, elles peuvent être individualisées. Pour un restaurant par exemple, vous pouvez choisir une caisse enregistreuse tactile. Elle est beaucoup plus pratique pour les restaurateurs.

Quand vous optez pour une caisse moderne, le choix du logiciel qui l’accompagne revêt une importance capitale. Il déterminera les fonctions qu’elle peut remplir. Par contre, les deux autres types de caisse sont idéals si c’est juste pour faire des activités qui ne nécessitent pas des services particuliers.

De plus, depuis que l’utilisation de la caisse enregistreuse est devenue obligatoire, il est important de choisir une caisse possédant une licence NF525 et dotée d’un logiciel antifraude. Il faut aussi veiller à ce que la caisse soit résistante et facile à utiliser et vérifier si elle peut être utilisée hors connexion.

Comment utiliser une caisse enregistreuse ?

La caisse enregistreuse est très pratique et son utilisation est très facile. Il faut aussi savoir que son fonctionnement est très simple.

Toutes les caisses enregistreuses permettent de faire des calculs, de faire imprimer des tickets de caisse, d’ouvrir et de fermer le tiroir-caisse. Toutefois, le modèle tactile a d’autres fonctionnalités supplémentaires. Elle peut permettre de gérer les commandes, les livraisons et même le personnel. Elle peut aussi gérer des rendez-vous ou un programme de fidélité des clients. Par ailleurs, c’est une caisse qui peut être contrôlée à distance grâce au logiciel caisse ou être connectée à plusieurs périphériques.

Pour pouvoir utiliser la caisse, il faut commencer par la brancher sur une prise électrique et insérer des piles. Les piles protègent la mémoire en cas de coupure de l’alimentation électrique. Ensuite, il faut mettre le papier devant servir pour les tickets de caisse dans le compartiment qui lui est réservé et déverrouiller le tiroir-caisse. Pour des questions de sécurité, il est doté d’un système de sécurité. Il faudra veiller à ne pas perdre la clé de ce système. Enfin, vous mettrez en marche l’appareil avant de la programmer.

La programmation des caisses enregistreuses n’est pas difficile et elle est quasiment pareille pour toutes les caisses. Par exemple, pour programmer une caisse enregistreuse Casio, il faut appuyer sur la touche permettant de démarrer la programmation. On peut alors classer les articles en catégories, en rayons ou même en département. Il est également possible de définir les articles assujettis à la TVA ou non, ou encore de définir l’heure et la date. Généralement, il est conseillé de suivre les instructions du manuel d’utilisation de la caisse enregistreuse.

Après l’avoir programmée, vous pouvez commencer par l’utiliser en recevant un paiement. Il faut d’abord commencer par créer un code de sécurité pour la caisse. Ensuite, insérez le prix du produit, choisissez son rayon, ajoutez les éventuelles remises accordées sur le produit. Vous répéterez la même opération pour les autres produits restants. Enfin, vous effectuerez le total.

S’il y a des erreurs, elles peuvent être corrigées.

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La réglementation des caisses enregistreuses

Depuis janvier 2018, il est obligatoire à tout commerçant de posséder une caisse enregistreuse. En effet, à travers cette nouvelle loi, l’État cherche à lutter contre les fraudes à la TVA. La loi oblige également le commerçant à utiliser une caisse enregistreuse qui est compatible avec un logiciel d’encaissement. Celui-ci empêche la dissimulation des recettes et met à nu le chiffre d’affaires.

Il faut rappeler que les caisses enregistreuses donnaient la possibilité aux commerçants de ne pas déclarer certaines de leurs recettes et de baisser donc leur chiffre d’affaires. C’est un acte qui constitue une fraude fiscale. La Loi des finances a donc décidé d’obliger tous les professionnels assujettis à la TVA à acquérir une caisse certifiée NF525, mais également dotée d’un logiciel antifraude. De ce fait, le commerçant doit prouver que sa caisse est certifiée. Pour cela, il peut présenter une attestation de conformité de créateur du logiciel ou demander la certification par un organisme de l’État.

En cas d’absence d’attestation, le commerçant s’expose à une lourde amende.