Tout savoir sur l’émission et la gestion de vos factures

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Vous avez pris la décision de créer votre propre restaurant ? Un magnifique projet qui favorisera certainement votre épanouissement professionnel. Vous êtes sans doute passionné de bonne cuisine, de contact avec les clients et d’ambiance conviviale. Mais n’oubliez pas que la création d’un restaurant comporte un volet de gestion et d’administration considérable. Avant de vous lancer dans votre rêve, il importe donc de maîtriser toute une série d’éléments et de procédures obligatoires. Qu’il s’agisse de réglementation officielle, de techniques de gestion comptable, ou d’utilisation de documents particuliers, chaque aspect de la gestion de votre petite entreprise participera à votre succès ! Dans cet article, nous vous proposons de découvrir tous les tenants et aboutissants de ce document bien connu, mais souvent mal compris, qu’est la facture.

Une facture, qu’est-ce exactement ?

La facture est un document écrit attestant d’une vente ou d’un achat entre deux entités professionnelles. Elle est émise par le prestataire qui effectue la prestation de service. Ce document doit comporter des mentions bien particulières et obligatoires, propres au domaine d’activité auquel il se rapporte.

Une facture, ça sert à quoi ?

Une facture est un outil à la fois commercial et comptable. C’est un document absolument obligatoire et indispensable puisqu’il atteste des mouvements financiers effectués au sein d’une entreprise. C’est votre facturation qui témoignera de vos recettes et de vos dépenses. C’est elle, aussi, qui vous permettra de justifier vos frais professionnels. La facture, d’un point de vue comptable, devient donc une pièce justificative.

La différence entre une facture et une note ?

En restauration, il existe une particularité à prendre en compte : la différence entre la note et la facture. A l’image d’un ticket de caisse, la note est un document effectué par le restaurateur à l’attention d’un client particulier. Que ce soit pour un paiement en cash ou par carte, elle est obligatoire dès un montant de 25 euros d’achat et à la demande du client. La note de restaurant est un document qui permet au professionnel de justifier ses revenus, et au consommateur de contrôler l’objet de sa dépense. La note doit être imprimée en double exemplaire. Elle doit afficher le montant à payer en euros, les taxes et le prix du service éventuel, la date et la raison sociale de l’établissement. La société a l’obligation de conserver les notes émises pendant minimum 2 ans.

La facture, dont nous vous parlons dans cet article, est donc un document tout-à-fait distinct de la note. Il s’agit d’un document rédigé par le restaurateur à l’attention d’une autre société et attestant d’une vente (ou d’un achat en cas de livraison d’un fournisseur par exemple), tout en précisant les conditions de cette vente. Le restaurateur est tenu à l’obligation de fournir une facture à tout professionnel qui le lui demande. Dans le cas où le client professionnel paie un acompte, une première facture doit être établie. Elle sera suivie d’une seconde facture concernant le paiement du solde, faisant également référence à la première.

Les spécificités propres à la restauration

Dans votre secteur, vous devrez être particulièrement attentif à la TVA. Les produits que vous commercialisez ne sont pas tous soumis au même taux de TVA sur la valeur ajoutée. Sur vos factures (comme sur vos notes d’ailleurs), vous aurez l’obligation de faire apparaître les éléments de la ventilation de vos produits par taux de TVA applicable. Vous devrez aussi mentionner votre numéro d’identification individuelle à la TVA.

Que faut-il mettre sur une facture de restaurant ?

Vous l’avez compris, la facture sera l’un des documents que vous utiliserez le plus régulièrement. Elle est indispensable à la gestion comptable de votre établissement. Vous aurez également l’obligation de fournir toutes vos factures en cas de contrôle fiscal. Que ce soit dans le cadre de vos achats ou de vos dépenses, c’est aussi la facture qui vous permettra de suivre votre situation financière et d’effectuer des prévisions en matière de rentabilité. Il est donc indispensable que vous maîtrisiez, de manière optimale, la rédaction de vos factures. Tout comme vous êtes tenu de respecter les normes HACCP en matière d’hygiène, vous avez l’obligation de suivre les dispositions légales dans le domaine fiscal.

Liste des éléments qui doivent, obligatoirement, apparaître sur vos factures :

  • Un numéro de référence de la facture
  • Le nom ou la raison sociale de votre établissement
  • L’adresse de votre établissement ou éventuellement de votre siège social
  • Vos numéro SIREN (SIRET éventuel) et votre RCS
  • La forme juridique de votre entreprise
  • Votre numéro d’identification à la TVA
  • Le nom ou la raison sociale du client
  • L’adresse de votre client
  • La date de l’émission de la facture
  • La date à laquelle la vente est effectuée
  • La dénomination du produit ou du service vendu
  • Le décompte détaillé de la prestation
  • Le ou les taux de TVA appliqués, en référence des produits concernés
  • Le montant total de TVA à payer
  • Le montant total à payer
  • Le délai de paiement
  • Les taux de pénalités en cas de retard de paiement
  • Les mentions légales relatives aux retards de paiement et au recouvrement : « En application de l’article 441-6 du Code de commerce, tout règlement effectué au-delà du délai de paiement sera majoré d’un intérêt égal à 3 fois le taux d’intérêt légal. Une indemnité forfaitaire de 40 euros sera due pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement ».


A noter, si vous optez pour l’utilisation de conditions générales de vente, ce qui est vivement recommandé, sachez qu’elles comportent également des mentions obligatoires.

Que risquez-vous ?

Ne prenez pas ces dispositions légales à la légère, en effet, des factures émises de manière erronée peuvent vous causer des amendes très importantes imposées par l’administration fiscale. Pensez à rédiger un modèle-type de facture d’achat, et un modèle-type de facture de vente. Lors de la rédaction de ces outils, vérifiez attentivement que toutes les mentions citées ci-dessus y apparaissent. Il peut être judicieux de faire vérifier vos documents par un expert-comptable ou un conseiller fiscal préalablement au démarrage de vos activités de restauration.

La gestion de vos factures

Emettre des factures correctement est une étape indispensable, mais le sujet « facture » ne s’arrête pas là. En effet, maintenant que vous êtes capable de facturer des services ou produits de manière parfaitement réglementaire, vous allez également devoir apprendre à gérer ces documents obligatoires.

Vous avez, d’une part, des obligations légales en la matière. Et, d’autre part, la gestion des factures sera, pour vous, un outil indispensable au bon management de votre entreprise et à votre efficacité professionnelle.

Obligations légales

Vos factures doivent être numérotées. Elles doivent comporter un numéro d’identification, différent pour chaque facture, et suivre une logique facilitant la gestion de ces documents obligatoires. Par exemple, la numérotation choisie peut commencer par l’année en cours, et être suivie d’une numérotation ordinale.

En matière de conservation de vos factures – et donc de capacité à les présenter en cas de contrôle -, en France, vous êtes tenus par la législation fiscale à garder vos factures pendant une période minimale de 6 ans. Attention, le code de commerce, lui, impose l’obligation de conserver les factures pendant 10 ans, après la clôture de l’exercice.

Autrement dit, prévoyez de garder toutes vos factures, soigneusement classées pendant 10 ans, au minimum.

Votre gestion administrative et financière interne

Comme nous l’avons mentionné plus haut, en plus d’un document légal et obligatoire, la facture est aussi un outil d’une grande utilité pour le gestionnaire d’entreprise. Grâce à vos factures de vente, comme aux factures d’achats que vous recevrez de vos fournisseurs, vous aurez une vision globale et stratégique de la santé financière de votre restaurant.

C’est grâce à ces factures que vous serez à même d’établir un budget prévisionnel, de planifier vos activités, d’anticiper vos besoins en trésorerie, d’équilibrer vos dépenses et vos revenus, de justifier vos frais professionnels, … Bref, vos factures seront véritablement vos données obligatoires de référence principales pour la gestion de votre restaurant. Ce sera tout particulièrement le cas lorsque vous démarrerez votre activité, et que vous n’aurez pas encore de recul ni de vision exhaustive sur le rendement potentiel.

Prévoyez donc de conserver vos factures dans des facturiers. Ce sont des classeurs dans lesquels vous organiserez une classification de vos factures selon la date de vente, la date de paiement et des dépenses ou éventuellement par fournisseur. A vous de déterminer l’organisation qui convient le mieux à votre activité.

La facture de restaurant n’a désormais plus de secret pour vous. Vous voilà armé d’une nouvelle compétence ! Celle-ci vous permettra d’aborder votre rêve de création de restaurant avec une garantie de réussite supplémentaire. En consultant les autres articles de notre site web, vous aurez rapidement une vision globale de tous les enjeux à cerner pour mener votre beau projet au succès.