Comment bien choisir son logiciel de caisse enregistreuse pour son restaurant ?

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La caisse enregistreuse est un outil devenu indispensable et obligatoire pour les commerçants. Si désormais de nombreux commerçants peuvent s’en réjouir, parce que ce logiciel leur permet de gérer efficacement leurs activités, il faut surtout reconnaître qu’une loi a permis à tous les secteurs d’activités commerciales de l’adopter. Mais compte tenu des différents types de caisses enregistreuses, il peut paraître judicieux de se demander quelle caisse enregistreuse acheter. Dans cette analyse, en tenant compte de cette pluralité, il sera question de préciser les critères permettant de sélectionner son programme.

Logiciel de caisse enregistreuse : un investissement obligatoire pour son restaurant

Les dernières innovations technologiques imposent de se passer par les blocs-notes que les caisses enregistreuses dans les commerces. Désormais, n’importe quel commerçant souhaitant rester compétitif, accroître son activité, faire du chiffre s’il faut le dire, devrait se doter d’une caisse enregistreuse tactile, qui lui fait gagner en temps et en efficacité. En plus de faire la comptabilité à la place du gérant, une caisse enregistreuse permet de gérer le personnel, faire les comptes des clients, émettre les factures, bref ses fonctionnalités sont nombreuses. Mais est-ce réellement pour ces raisons qu’il faut s’y investir ?

La vérité c’est que l’usage de ce logiciel a été rendu obligatoire en France avec la loi de finances 2016, en son article 88. Même si cette mesure n’est entrée en vigueur que deux ans plus tard, la violation de cette disposition qui impose au commerçant d’utiliser un système de caisse certifié NF 525 entraîne des sanctions, notamment le paiement d’une amende qui s’élève à 7500€. Autant dire que l’achat d’une caisse enregistreuse tactile n’est plus une question de choix mais surtout une nécessité de se conformer à la loi. Cette mesure garantit en tout cas à l’Administration fiscale la traçabilité des recettes du commerçant.

Mais elle n’est pas qu’à l’avantage de l’Administration. Investir dans une caisse tactile enregistreuse permet en effet au gérant d’une société de restauration de fidéliser sa clientèle, puisque le programme lui permet d’enregistrer automatiquement leurs habitudes et préférences. En outre, cette solution permet de réaliser plus facilement les encaissements. C’est une méthode de paiement multiple qui permet au gérant de restaurants de réaliser un encaissement, que ce soit du cash, un chèque ou avec une carte bancaire.

Quel logiciel de caisse faut-il choisir ?

L’usage de ce type de programme agréé a été rendue obligatoire pour tous les commerçants soumis à la TVA depuis le 1er janvier 2018. Par logiciel agréé, on entend tous les programmes certifiés NF Afnor. En effet, ce programme permet entre autres d’archiver les données de caisse. Cette mesure visait donc essentiellement à lutter contre la vente dissimulée. Il faut cependant rappeler que la norme NF 525 n’est pas obligatoire pour le système de caisse que vous pourrez opter, étant donné que les données sont devenues plus fiables. Vous pouvez donc sélectionner une caisse qui vous intéresse. Mais si vous optez pour ce programme portant la certification NF 525, assurez-vous qu’elle s’affiche clairement sur l’écran de votre caisse ! Alors, comment choisir logiciel caisse enregistreuse ?

D’abord, il est important de rappeler que malgré la multiplicité des solutions de gestion caisse, notamment les programmes téléchargeables qui peuvent être installés sur Mac ou PC, les caisses fixes à des écrans tactiles comme le lecteur de code-barres, les logiciels en ligne qui ne nécessitent pas de téléchargement (mode Saas), les programmes sous forme d’application à installer sous Android ou sous iOS, il vaut mieux bien sélectionner, principalement en fonction de son activité.
Dans cette optique, il est clair que ce logiciel devrait davantage être mobile. En effet, compte tenu du fait que le propriétaire ou le serveur doit se déplacer vers les clients afin de leur présenter le menu, prendre les commandes, bref gérer les tables, cette caisse enregistreuse semble la plus avantageuse.

On note d’ailleurs une forte propension chez les restaurateurs à opter pour les logiciels caisses enregistreuses qui fonctionnent grâce à une application à installer sur une tablette Android. Outre la mobilité que cela leur offre, il y a la tactilité, sans oublier qu’elle est décentralisée et sécurisée. Voilà autant de raisons qui peuvent amener les utilisateurs à choisir caisse enregistreuse pour mobile.

Afin de résumer les critères à prendre en compte afin de sélectionner son programme de gestion de caisse ou son système caisse enregistreuse, on retiendra l’adaptabilité (votre logiciel doit être adapté à votre métier), la facilité d’emploi de ce matériel (votre caisse enregistreuse doit avoir une interface intuitive afin de faciliter son usage par tous vos employés, y compris les saisonniers), un programme performatif (votre programme doit pouvoir évoluer avec votre activité, il doit être capable de s’adapter aux différents changements que vous pourrez opérer à court ou à long terme), les services associés (assurez-vous de la disponibilité de votre fournisseur de caisse enregistreuse à pouvoir vous donner un coup de pouce en termes de formation, d’utilisation, de réparation, si nécessaire). Il vous appartient désormais de choisir un logiciel convenable, en sachant qu’il vous faut une caisse enregistreuse performante.

Combien coûte un logiciel de caisse enregistreuse ?

Le prix caisse enregistreuse dépend avant tout de l’usage que vous allez en faire. Si vous ne souhaitez pas un programme performant, vous pouvez par exemple envisager votre dépense à partir de 50 euros. Dans le cas contraire, si vous souhaitez plus de fonctionnalités ou un programme qui vous offre un emploi optimal, vous devez envisager d’y mettre du prix. Vous devez dépenser environ 2000 euros pour un logiciel de caisse restaurant.

Certains logiciels pour appareils mobiles sont totalement gratuits et nécessitent simplement une souscription mensuelle. Vous pouvez donc télécharger celui qui vous paraît d’un usage simple afin de l’installer sur un iPad ou sur Android. Compte tenu de ce que la plupart des programmes nécessitent une mise à jour permanente afin d’être en conformité avec la norme en vigueur, cette solution paraît d’ailleurs la plus avantageuse, parce que la mise à jour est quasi-automatique sur un mobile.

Logiciel de caisse disponible sous Android ou IOS

Dans ce classement non exhaustif de programmes disponibles pour mobile, nous présenterons d’une part les solutions gratuites et d’autre part les solutions payantes. On rappelle que ces programmes sont compatibles avec tous les mobiles sous Android ou iOS. Il faut donc les connaître afin d’opter pour le logiciel qu’il faut.

Les logiciels de caisse gratuits

Lovyverse : c’est un programme gratuit qui peut être installé sur un smartphone mais aussi sur une tablette. En termes de fonctionnalités, il vous donne la possibilité d’envoyer par mail le ticket à un client, de vous servir de la caméra de votre appareil afin d’enregistrer une commande, d’appliquer une promotion et la possibilité de gérer à partir d’un seul compte plusieurs boutiques. Vous avez également la possibilité de gérer votre personnel et le stock. Même hors connexion, Lovyverse fonctionne et vous donne aussi la possibilité d’identifier une erreur de caisse, suivre vos ventes, de même que la réalisation du suivi de l’historique de vos remboursements, sans oublier vos promotions.

Hiboutik : ce logiciel gratuit vous donne la possibilité de gérer les ventes, les stocks, les produits, les prestations, les clients et les fournisseurs. À la fin de la journée, il vous fournit des statistiques afin de vous permettre d’évaluer ce qui a été fait et éventuellement de corriger les dysfonctionnements de votre activite le cas échéant. On rappelle qu’en plus, ce logiciel est certifié NF 525.

Caisse enregistreuse : la particularité de ce programme, c’est qu’en plus d’être gratuit, il peut être installé non seulement sur vos appareils mobiles mais aussi sur un PC. Certifiée NF 525, la caisse enregistreuse dispose d’une interface assez intuitive et son usage est assez simple. Parmi les fonctionnalités que vous pouvez en tirer, il y a la gestion stocks, la gestion des fonds de caisse, la gestion des produits. En plus, vous avez des statistiques et graphiques de vente à votre disposition. Il est compatible avec une imprimante, un lecteur de codes-barres, un lecteur NFC, un tiroir-caisse, etc. C’est un gros avantage qu’il a sur les précédents modèles.

Logiciels de caisse payants

Si l’idée de disposer d’un logiciel de caisse gratuit vous déplaît et que vous pensez pouvoir dépenser pour vous en offrir un, vous avez le choix entre plusieurs logiciels caisse. L’avantage d’un logiciel payant, c’est qu’il offre plus de fonctionnalités. Vous n’aurez donc pas tort d’y investir.

AddicTill : ce programme certifié vous offre une interface très intuitive. En plus, il est facile d’usage et surtout personnalisable. Vos tickets de caisse peuvent être personnalisés. L’appareil vous donne aussi la possibilité de paramétrer votre back-office. Vous pouvez appliquer vos programmes de fidélité. Tous les modes de paiement sont acceptés ici. En plus, AddicTill est compatible avec de nombreux appareils en dehors de vos mobiles. Il peut être connecté avec une imprimante, un terminal de paiement, un scanner d’articles, etc.

LinéoSoft : il est aussi un logiciel certifié NF 525, compatible avec un iPad ou sur Android. Ces fonctionnalités s’adaptent à votre besoin, à votre activité. Son interface est simple et intuitive. Il vous permet d’envoyer des emails, des SMS. Il vous garde en contact permanent avec vos clients. Depuis votre mobile, il vous est possible de piloter à distance votre boutique. Pour un usage optimal, vous pouvez bénéficier de la formation offerte par les équipes de LinéoSoft.

Artifact : c’est un logiciel certifié. Il vous donne la possibilité de gérer complètement votre restaurant. Il pourra non seulement gérer vos produits, mais aussi vos clients, vos achats, faire vos inventaires, vos soldes, etc. Vous pourrez aussi accéder aux statistiques individuelles de chacun de vos employés, de chaque client. Vous pouvez comparer vos performances commerciales afin de mieux adapter votre stratégie commerciale.

Comment fonctionne un logiciel de caisse enregistreuse ?

Le fonctionnement d’une caisse enregistreuse peut dépendre avant tout du type de caisses enregistreuses que vous utilisez. On en distingue principalement 4 modèles parmi lesquels vous pourrez sélectionner votre caisse enregistreuse restaurant :

  • La caisse enregistreuse tactile ;
  • La caisse enregistreuse à touches ;
  • La caisse enregistreuse modulaire ;
  • Le logiciel de caisse enregistreuse pour tablette.

 

Fonctionnement d’une caisse enregistreuse à touches

Elle est dotée de fonctions primaires : calcul, impression, ouverture et fermeture du tiroir-caisse… C’est l’outil privilégié des artisans ou petits commerçants. L’avantage de cette caisse électrique, c’est sa rapidité, sa facilité d’utilisation et son efficacité.

Fonctionnement d’une caisse enregistreuse tactile

Elle dispose de toutes les fonctions basiques d’une caisse enregistreuse, à savoir calculer, imprimer, ouvrir et fermer le tiroir-caisse. À ces fonctions, s’ajoutent celles de la gestion du commerce : gestion des stocks ; gestion des commandes ; gestions des livraisons ; gestion du personnel et des cartes de fidélité. En la connectant à un programme de caisse, l’ensemble de ses données est transmis à votre ordinateur. En outre, plusieurs périphériques (balances, imprimantes, etc.) peuvent être connectés à cette caisse électrique et informatisée.

Fonctionnement d’une caisse enregistreuse modulaire

La caisse modulaire se particularise des autres par le fait que plusieurs fonctions croisées peuvent y être connectées. Il s’agit ici en l’occurrence du tiroir-caisse, de l’écran, du lecteur de codes-barres, de l’afficheur de prix, d’une imprimante, d’un scan, d’une balance, etc. Il est tout à fait possible d’y relier plusieurs tablettes. Comme la caisse tactile, celle-ci est électrique et informatisée.

Fonctionnement d’un logiciel de caisse pour mobiles

Une application caisse enregistreuse restaurant transformera un smartphone ou une tablette. C’est une solution bénéfique pour ceux qui font du commerce itinérant ou pour les propriétaires de restaurants. Avec un iPad ou sur Android, il est facile de se mouvoir sans s’encombrer d’une machine.

En conclusion, nous vous avons présenté ce qu’il fallait savoir concernant les caisses enregistreuses et particulièrement les différents critères afin de choisir le logiciel. Certes, il existe une diversité de caisses enregistreuses. Il convient simplement de sélectionner la caisse qu’il vous faut.